22 февраля 2021 г.

Электронные трудовые книжки: влияние новаций на трудовые отношения. Ответы на основные вопросы

С принятием ВРУ 5 февраля 2021 г. Закона нас ожидают существенные новации, которые будут касаться каждого. По сути, внедряются две ключевые новации:

  • во-первых, учет трудовой деятельности сотрудника, других социально значащих юридических фактов, которые касаются тех, кто работает, будет происходить в электронном формате;

  • во-вторых, пенсии по возрасту будут назначаться автоматически.

Закон предусматривает 5-летний переходный период наполнения Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее – Реестр) ведомостями с использованием бумажных трудовых книжек (далее – ТК), других документов, имеющих ведомости, предназначеных для внесения в Реестр. Поэтому пока нельзя говорить об отказе от бумажных ТК.

Так что стоит прояснить, как повлияет цифровая реформа на трудовые отношения и привычные процессы деятельности работодателей по учету персонала.

Как устроиться на работу без бумажной трудовой книжки? Как изменения повлияют на трудоустройство?

На данный момент во время устройства на работу вместе с остальными документами необходимо предоставить ТК. Закон не запрещает принимать работника на работу без ТК, но тогда у работодателя возникает альтернатива: либо оформлять работнику ТК и считать его принятым на основное место работы, либо составлять трудовой договор о работе по совместительству. Закон связывает наличие ТК с местом основной работы (п. 12. ч. 1 ст. 1 Закона).

Далее, с учетом переходного периода, трудоустраивающийся гражданин будет иметь возможность подать бумажную ТК или ведомости о трудовой деятельности из Реестра. Кроме того, работник может требовать от работодателя оформления бумажной ТК и в дальнейшем.

После окончания переходного периода и внесения необходимых ведомостей о сотруднике и его трудовой деятельности в Реестр, в соответствии с п. 2 Заключительных и переходных положений Закона, работникам должны быть выданы на руки их бумажные ТК.

Что делать с бумажными трудовыми книжками?

Бумажные ТК сохранятся, но порядок их ведения изменится. Их не будут требовать во время принятия на работу. Работодатель должен оформлять ТК только по желанию работников. Эти книжки будут храниться у работников, а работодатель по требованию сотрудников должен будет внести в ТК: запись о принятии на работу/увольнении, переводе, поощрениях и наградах.

Очевидно,что эти правила рассчитаны на тех граждан, которые не готовы к дигитализации и традиционно доверяют бумажным документам. Однако, начиная с 1 января 2004 г. практическая ценность ТК для назначения пенсии снизилась. Ведь после введения персонифицированного учета застрахованных граждан в Реестре ПФУ получает всю информацию об официальном трудоустройстве, размере зарплаты, с которой уплачен единый социальный взнос, и продолжительность страхового стажа. 

Поэтому бумажные ТК стоит сохранить, если человек начал трудовую деятельность до 2004 г., чтобы иметь возможность подтвердить трудовой (страховой) стаж.

Кто и до какого периода должен перенести данные из бумажной трудовой книжки в электронную?

Стоит отметить, что такого понятия как «электронная трудовая книжка» не существует. Закон упоминает Реестр, ведение которого регламентировано Законами № 2464-VI№ 1058-IV, а также Положением. Фактически функционал Реестра будет дополнен значительным объемом информации, а ПФУ должен обеспечить функционирование web-портала электронных услуг с учетом новых требований.

Кстати, на портале электронных услуг ПФУ сейчас функционирует услуга «Электронная трудовая книжка», которая дает возможность увидеть данные, касающиеся принятия на работу/увольнения, которые находятся в распоряжении Фонда.

Что касается переведения информации с бумажных ТК в Реестр, то этот процесс должен осуществляться в течение пяти лет с момента вступления в силу Закона. Прежде всего такую информацию должны предоставить работодатели, но не запрещено их внесение и самими работниками. Это должно происходить при условии идентификации гражданина с использованием квалифицированной электронной подписи и т.д. в порядке, установленном ПФУ и Минсоцполитики.

Как работник может пользоваться электронной трудовой книжкой, проверить данные и т.д.?

На данный момент порядок получения информации из Реестра работниками (застрахованными особами) регламентируется Разделом V Положения. Такая информация предоставляется в виде справок по формам, предусмотренным приложениями 3-9 к указанному Положению.

Работник может проверить ведомости о себе в Реестре после идентификации личности в базе данных web-портала, а также при помощи терминалов доступа, в частности автоматизированных, субъектов, подключенных к информ ресурсам на web-портале электронных услуг ПФУ.

Доступ к документам можно получить, используя код-проверку и код подтверждение, которые присылаются застрахованному гражданину, совершившему запрос, на email, SMS.

Как работодатели будут проверять, сколько кандидат проработал у предыдущего работодателя, а также причину увольнения?

Выяснить информацию о трудовой деятельности претендента на должность работодатель может несколькими способами:

  • Во-первых, путем ознакомления с бумажной ТК в случае ее предоставления.

  • Во-вторых, работодатель является пользователем Реестра, поэтому после получения информации о трудовой деятельности сотрудника он сможет проверить ее в Реестре, воспользовавшись своим электронным кабинетом.

Что делать, если информация с электронной ТК исчезла или введена неправильно?

Ответственность за достоверность информации, хранящейся в Реестре, а также за ее сохранение и законное использование лежит на ПФУ. Учетная карта застрахованного гражданина хранится в ПФУ на протяжении всей его жизни и в течение 75 лет после его смерти (бумажные и/или электронные носители, если имеются средства, гарантирующие идентичность бумажного/электронного документа). Поскольку ПФУ будет получать отсканированные копии бумажных документов, предоставленные работодателями и сотрудниками с использованием квалифицированной цифровой подписи, следует предположить, что в случае выявления несоответствия между бумажными и электронными версиями документов ПФУ будет проводить проверку как предоставленных документов, так и качество заполнения электронной трудовой книжки своими сотрудниками. 

Защита информации обеспечивается соответственно требований Закона, а также ст. 21 Закона.

Автоматическое назначение пенсии

Законом предусматривается вариант назначения пенсии по возрасту, когда гражданину не нужно обращаться лично. Это происходит в случае, когда застрахованный гражданин получил право на то, чтобы ему назначили такую пенсию в случае наступления пенсионного возраста (предусмотренный ч. 1 ст. 26 Закона). Основанием являются ведомости, находящиеся в системе персонифицированного учета, если до достижения пенсионного возраста гражданин не сообщил, что хочет получать пенсию позже.

Если данные, касающиеся страхового стажа, в системе персонифицированного учета отсутствуют, территориальный орган ПФУ проинформирует гражданина о необходимости его подачи. Если речь идет об автоматическом назначении пенсии, предусматривается возможность определить, используя программы Реестра, самый выгодный вариант, включая дату назначения.

К сожалению, внедрение электронного учета трудовой деятельности создает существенные риски, прежде всего для сотрудников.

  • Во-первых, накопление огромного объема персональных данных о сотрудниках в информационной системе ПФУ создает риски их разглашения или потери.

  • Во-вторых, Закон не содержит механизма исправления ошибок, допущенных работодателями или работниками во время работы с Реестром, синхронизации информации из разных источников.

  • В-третьих, недостаточный уровень компьютеризации и доступа к Интернету, а также отсутствие культуры использования электронных доверительных услуг среди значительного количества населения принципиально не решит многих задач, которые назначает Правительство, внедряя электронные ТК.