4 марта 2019 г.

Как подготовиться к проверке со стороны Гоструда

Хотя накал страстей вокруг темы ФЛП и возможных санкций против работодателей немного поутих, это не отменяет проверок бизнеса со стороны Госслужбы по вопросам труда. Проверка Гоструда – не самое приятное событие для предпринимателей. Почти все ждут от проверяющих инспекторов коварства, предвзятости и прочих неприятностей. Но важно понимать, что инспектор – тоже человек, он представляет государство и обязан действовать в рамках закона. Он не может выписать вам штраф с потолка – за это его тоже накажут. Поэтому если заранее знать, что именно могут требовать проверяющие, каков порядок проверки, на каких основаниях вас могут оштрафовать, то можно пережить такой визит безболезненно и без последствий. 

Основные направления подготовки к проверке. Поскольку проверки соблюдения трудового законодательства – это исключительно внеплановые мероприятия, нужно всегда быть начеку. Как правило, в фокусе внимания проверяющих – неформальное трудоустройство, зарплаты «в конвертах», индексация и своевременная выплата зарплат. В поиске нужной информации инспектор обычно использует такие источники:

  • документы, относящиеся к трудовым отношениям (устав предприятия, кадровые приказы, личные дела сотрудников, трудовые договоры (контракты), должностные (рабочие) инструкции, правила внутреннего распорядка, коллективный договор, трудовые книжки, ведомости о начислении зарплаты, штатное расписание, табели учета рабочего времени, документы о начислении и выплате налогов и ЕСВ и т. д.);
  • документы о гражданско-правовых отношениях (договоры подряда и договоры на оказание услуг, сметы, заказы на услуги, акты выполненных работ, платежные документы о выплате вознаграждения и об уплате налогов и ЕСВ и т. д.);
  • пояснения сотрудников.

Из этого вытекают два основных направления подготовки к инспекции Гоструда. Первое – проверить, все ли документы у вас есть и качественно ли они оформлены. Ориентироваться можно на форму акта, утвержденную приказом Минсоцполитики Украины от 18.08.2017 №1338 – в нем перечислены все изучаемые инспекторами вопросы и документы. Так вы будете готовы к любой проверке – базово «зубы у вас почищены».

Второе направление – подготовка сотрудников. Ваши сотрудники должны жить по принципу «болтун – находка для шпиона». Бывает, что инспектор приходит в офис или магазин как клиент или соискатель, и спрашивает сотрудника: «Вы здесь работаете? А кем? А я тоже хочу – тут официально сразу оформляют?» и т. д. Общительные сотрудники в такой ситуации становятся источником «разведданных» для инспектора. Поскольку такая информация может быть неточной, создаются риски для работодателя. Поэтому коллектив также следует подготовить к проверкам.

Есть две основные стратегии. Первая – сотрудники отказываются общаться с проверяющими, ссылаясь на ст. 63 Конституции Украины. Но такое поведение всегда вызывает подозрения. Другой вариант – это общение с инспектором в том объеме, о котором вы заранее договорились со своим персоналом.

Что должен помнить наемный работник, делясь информацией с инспектором?

  • место работы (официальное название работодателя);
  • название своей должности;
  • дату (период) приема на работу;
  • размер своей официальной зарплаты, порядок и сроки ее выплаты;
  • форму выплаты зарплаты (на карточку или через кассу);
  • график и распорядок работы (начало и конец рабочего дня, обеденный перерыв);
  • занятость: полная или частичная, продолжительность рабочего дня;
  • продолжительность отпуска, когда он был в отпуске последний раз;
  • оформлена ли и где хранится трудовая книжка.

Уязвимые места работодателей при проверке. После сотен проверок каждый инспектор прекрасно знает, где и что искать в зависимости от сферы бизнеса. Удивите проверяющих из Гоструда – проработайте уязвимые места заранее!

Рассмотрим самые «популярные» моменты, которые становятся причиной штрафов после проверки соблюдения трудового законодательства.

1. Неоформленные работники. Если их обнаружат при проверке, придется заплатить штраф в размере 30 минимальных зарплат (сейчас – 125 190 грн) за каждого. Есть сферы, где традиционно работодатели считают, что оформлять работника с первого дня часто нецелесообразно и экономически невыгодно, а важно посмотреть, как он работает хотя бы пару дней. Если это про вас, стоит продумать объяснение, почему человек, находясь у вас в офисе или на производстве, что-то делает под вашим чутким руководством. Он может постигать азы профессии, стажироваться, либо пришел в гости к своему другу и помогает ему выполнить его работу. Вы вместе с таким сотрудником должны четко определить его роль. К сожалению, не существует универсального рецепта, а самый безопасный – с первого дня оформлять трудовые отношения.

Если же у вас есть работники по гражданско-правовым договорам, будьте готовы, что у вас попросят документы, подтверждающие целесообразность именно такой формы сотрудничества с ними. Например, человек, который стоит за кассовым аппаратом и обслуживает покупателя, не может быть подрядчиком или исполнителем. Он вообще не может быть никем, кроме наемного сотрудника. Поэтому иногда дешевле (вспомните сумму штрафа) официально оформить такого работника.

2. Допуск к работе до момента уведомления ГФС о принятии на работу. Процедура приема на работу предполагает, что вы издаете приказ о приеме на работу, затем уведомляете налоговую о факте приема нового сотрудника, и только после этого допускаете его к работе. Еще год назад допуск к работе до уведомления приравнивался к неоформленному трудоустройству. Практика применения штрафов изменилась в пользу работодателей, но важно не забывать все делать вовремя.

3. Несвоевременная (неполная) выплата заработной платы. Если на предприятии задерживают выплату зарплаты, это может стать причиной штрафа в размере трех минимальных зарплат (или 12 519 грн) за каждого сотрудника, в отношении которого это произошло.

4. Несоблюдение минимальных государственных гарантий в сфере оплаты труда. Если на предприятии нарушаются такие гарантии, это повод для применения штрафа в 10 минимальных заработных плат (41 710 грн) за каждого сотрудника, права которого были нарушены. Начинайте как можно раньше «чинить» эту опцию.

Для начала внимательно ознакомьтесь со ст. 12 Закона «Об оплате труда», в которой перечислены основные гарантии. А затем проверьте, правильно ли вы оплачиваете работу в ночное время, в выходные и праздничные дни, верно ли начисляете отпускные, командировочные и т.д.

Отдельная тема – неиндексированные зарплаты. Проверить это не сложно, достаточно проанализировать зарплатные ведомости. Если вы выплачиваете одинаковую сумму в течение нескольких месяцев, стоит задуматься, потому что инфляция в Украине не остановилась. Поэтому любому собственнику надо выбрать один из двух путей.

Первый – заставьте бухгалтеров делать индексацию согласно закону. Второй путь – можно постоянно по чуть-чуть увеличивать своим сотрудникам размеры окладов и ставок, обгоняя инфляцию. К слову, проводить индексацию зарплат не так уж сложно – для этого есть множество программных решений и даже специальные онлайн-калькуляторы.

Конечно, можно сетовать, что трудовое законодательство – сложное и устаревшее, без ошибок следовать ему невозможно. Но есть и другая крайность: массовое нарушение трудовых прав наемных сотрудников. Поэтому-то и создана Государственная служба по вопросам труда, чтобы контролировать соблюдение трудового законодательства. Как говорится – учите матчасть.