Сначала мы определили целевую матричную организационную структуру, которая позволяет согласовать управление проектами на уровне каждого проекта и управление командами на уровне департаментов (как это было читайте здесь). Затем мы перешли к выбору инструментов, которые бы позволили управлять проектами, задачами, временем, бюджетами и коммуникациями.
Программные решения: как управляли раньше
Напомним, что внутренние политики управления проектами в компании были и успешно работали более 10 лет, но для достижения новых стратегических целей роста не могли показать прошлую эффективность. Плюс в компании много лет использовалась биллинговая программа, написанная внутренними специалистами. И сделаем еще одно отступление, программисты компании написали свою программу в то время, когда на юридическом рынке не было похожих продуктов и коллеги по рынку пользовались экселем. С тех пор, программа адаптировалась под потребности и стратегические цели организации. Но она была хороша для внутренней аналитики и построения отчетов о проделанной работе - точно показывала сколько времени сотрудник потратил на тот или иной проект, и что конкретно он делал.
Проблема этого решения была в том, что она никак не позволяла планировать. Кроме того, она не позволяла контролировать ход выполнения задачи, до момента когда сотрудник полностью завершил работу и записал свое время. В итоге - нам был доступен лишь финальный отчет для выставления счетов клиенту, но не для планирования и управления проектами.
Новая система должна была стать не столько системой биллинга, сколько системой управления задачами. Мы искали решение, которое поможет поставить задачи на старте проекта, оценить планируемое время на выполнение той или иной задачи, посчитает себестоимость этой задачи, а потом сравнит план и факт по выполняемой задаче и проекте в целом.
Таким решением стала Jira.
Почему Jira
Изначально мы рассматривали программы Open project, Jira, Worksection и несколько специализированных таск-менеджеров для юристов.
Worksection выбыл из гонки первым. Несмотря на приятный дизайн и широкие возможности для менеджеров проектов, нам не подошли его тарифные планы. Там есть ограничение по пользователям и по проектам. При этом количество доступных пользователей при переходе на более дорогие тарифные планы росло быстрее количества активных проектов. В нашем бизнесе же все наоборот - количество в той или иной степени активных проектов примерно в 10+ раз превышает количество юристов.
Что касается специализированных сервисов для юристов - так или иначе остается вопрос безопасности данных (риск передачи данных о проектах компании сторонним людям, которые работают с нами в одном рынке, сотрудничают с другими компаниями и чей бизнес тоже, в той или иной степени связан с поставкой юруслуг). Вероятность наступления такого риска в каждой компании оценят по своему и возможно вам такие решения подойдут (объективных причин сомневаться в добросовестности их создателей у нас нет), но мы пошли дальше.
Мы начали выбирать между инструментами, данные из которых можно хранить либо у себя на сервере либо на серверах международных компаний, которым мы доверяем.
Выбор между Open project и Jira был сложнее. Open project имеет несколько преимуществ над Jira в плане возможностей, но преимущественно для проектных менеджеров (например, в управлении бюджетами проектов). Тогда как Jira более удобна и дружелюбна для всех пользователей.
1. Jira позволила нам кастомизировать задачу. Поскольку наши задачи находились немного в другой плоскости, чем просто строить красивые диаграммы Ганта или удобно вести расходы по проектам - в джире мы легко можем прокомментировать задачу, прикрепить к ней файл, ссылку, добавить поля, которые позволят исполнителю добавлять информацию по ходу выполнения, а другим исполнителям или менеджеру проекта - оставлять комментарии относительно задач. И все это будет прикреплено именно к этой задаче. Даже открыв ее через год, мы увидим все обсуждение.
2. Jira удобна для конечных исполнителей. У нее приятный интерфейс, легко и гибко настраиваемые Agile-доски - встроенный инструмент, который визуализирует состояние задач из того или иного спринта или проекта по их статусам. А перемещать их можно просто перетаскивая мышкой.
3. Язык запросов JQL. Он позволяет отображать на одной и той же доске задачи из разных проектов. Это дает возможность легко проецировать матричную организационную структуру на систему управления проектами и задачами. То есть мы можем отобразить на рабочей доске департамента задачи из различных проектов, которые назначены сотрудникам этого департамента.
4. Jira имеет встроенную систему логирования рабочего времени. Однако, проанализировав ее, мы поняли, что система не совсем то, что нужно. Поскольку время отслеживает клиент, а залогированное время учитывается в расчете стоимости проектов, в расчете себестоимости, необходим более гибкий в управлении инструмент, позволяющий добавлять собственные различные категории для потраченного времени, редактировать постфактум уже внесенное время, строить удобные отчеты по командам, проектам или любым другим выборкам.
Для этого мы выбрали расширение Tempо с запускаемым таймером. Он позволяет уйти от субъективной оценки времени, когда человек думает - я справился с этой задачей за полчаса - к объективной оценке. Он запускает таймер, начиная выполнять задачу и останавливает его когда делает паузы, либо когда закончил ее выполнение. Это позволяет получить объективную и реалистичную картину того, сколько времени было затрачено на выполнение той или иной задачи.
5. Возможность перемещать задачи со сложным рабочим процессом между проектами. Например, планируем в задаче расходы на нужды проекта, далее перебрасываем задачу финансистам, где ее одобряют либо нет, поступает финансирование или нет. На каждом из этих этапов есть по несколько статусов, позволяющих отслеживать, что происходит с расходами по проекту.
Недостатки Jira
Как и любая система, Jira не идеальна. В ней нет встроенной системы мониторинга накладных расходов проекта, а также управления бюджетом. Но! Этот недостаток мы попытались восполнить с помощью плагина Hawk budget - относительно недорогой простой в использовании инструмент, который позволяет хранить в проектах накладные расходы, суммировать их со стоимостью трудозатрат, где себестоимость часа работы определяется для каждого сотрудника, и сравнивать это с заранее запланированным бюджетом проекта.
Кроме того, мы добавили плагин Pro fields, который позволяет добавлять карточки проектов и дальше фильтровать и делать выборки по ним, а также интегрировали в Jira календарь, чтобы вести встречи юристов и логировать время.
На данный момент Jira закрывает те задачи, которые мы ставили перед ней вначале:
-
Инструмент для планирования проектов и отслеживания текущей ситуации по каждому из них.
-
Управление не только сутью проекта - вовремя предоставляя качественные услуги, но и его формой - следить за маржинальностью, оценивать каждого отдельного сотрудника в сравнении с другими на аналогичных задачах и т.д.
-
Инструмент, который позволяет построить библиотеки типичных задач и оценивать потенциальность наступления тех или иных рисков в будущем, сравнивая прошлые проекты.
Стоимость Jira невысока (примерно 10 долларов с человека), то есть она подойдет даже команде из двух человек, если они работают в проектном подходе. Это тот же Trello, только с возможностью докрутить плагинов под себя. Как раз остальные большие и сложные системы ориентированы на команды, условно скажем от 20 человек, а Jira масштабируется очень хорошо. Например, департамент развития в ILF плюс-минус оторван от юридических проектов в Jira - тот же стартап, но с ней же удобно. Поэтому она подходит всем и стартапам и большим компаниям. Главное - начать пользоваться и высокая исполнительская дисциплина в процессе использования.
Благодаря современным системам и решениям, мы продолжаем движение к стратегическим финансовым целям по маржинальности проектов и бизнеса, и ускорению процесса предоставления юрслуг. Оставайтесь с нами, чтобы узнать узнать больше о трансформации процессов в одной юридической компании.
