Как легализовать переход директора на удаленную работу и контролировать его, как распределить полномочия и наладить эффективную коммуникацию — эти вопросы волнуют многих владельцев бизнеса.
Для бизнеса карантин стал вызовом, ведь он сильно повлиял на организацию внутренних процессов. Многие компании были вынуждены перейти на дистанционную работу. Одним из важных и сложных вопросов введения дистанционки является организация работы управляющих органов.
Легализация перехода директора на дистанционную работу
Директор — это не просто сотрудник, ведь он является исполнительным органом в компании. Это значит, что с ним есть и трудовые, и корпоративные отношения. Его непосредственным работодателем является владелец или общее собрание — именно они определяют условия сотрудничества с директором.
Есть два варианта легализации перехода директора на дистанционную работу. Первый — заключить контракт, в котором будут прописаны новые условия труда. Если контракт между директором и работодателем уже был заключен, в него нужно внести соответствующие изменения. Для этого надо очно или дистанционно собрать общее собрание и закрепить принятые изменения в протоколе. Второй — издать приказ, по которому директор будет переведен на дистанционку. Но этим вариантом следует пользоваться только в тех случаях, когда нет возможности созвать общее собрание.
Создание дублирующей подписи и КЭП
Во многих компаниях директор является единственным лицом, которое может подписывать документы. Это не очень удобно как с общехозяйственной стороны, так и со стороны корпоративной безопасности.
Всегда целесообразно добавить дублирующую подпись или квалифицированную электронную подпись (КЭП). Так вы получите возможность развести функцию подписания документов хотя бы на двоих, ведь есть случаи, когда директор выпадает из корпоративного управления и тем самым тормозит деятельность бизнеса. В такой ситуации человек с дублирующей подписью мог бы перенять его обязанности без переоформления документов. Дублирующую подпись может иметь заместитель директора (переход полномочий должен быть указан в уставе или должностных инструкциях) или лицо, которому владелец доверяет (в таких случаях на его имя следует выдать доверенность).
Обратите внимание: чтобы еще больше дистанцироваться от внешних факторов, можно получить КЭП и полностью перейти на электронный документооборот. Это позволит оперативно и эффективно работать с документами.
Коллегиальные управляющие органы — дирекция и Наблюдательный совет
Для бизнесов с более разветвленной системой корпоративного управления для принятия операционных решений уместно будет создать коллегиальный орган, который в отдельных случаях сможет регулировать деятельность компании. Это может быть:
- Наблюдательный совет — совещательно-исполнительный орган, контролирующий деятельность директора или группы директоров и делает так, чтобы менеджмент компании работал в пользу владельца. Это одна из самых гибких конструкций в корпоративном управлении, ведь ограничить его полномочия могут только общее собрание или владелец.
- Дирекция — исполнительный орган, который действует от имени ООО и руководит его деятельностью в соответствии с уставом. В этот орган может входить коммерческий, финансовый, операционный директор и т. п. Дирекция подотчетна общему собранию и Наблюдательному совету. Важно, чтобы дирекция была правильно оформлена и легализована.
Интересный факт: опыт иностранных компаний, в частности корпорации Intel, свидетельствует, что коллегиальные органы в корпоративном управлении эффективнее и устойчивее единоличных.
Еще одной рекомендацией будет создание временной «стихийной» команды, которой можно будет отдать определенные полномочия в экстренных ситуациях. Это позволит снять часть нагрузки с директора, сделать корпоративное управление более гибким и быстрым.
Создание business continuity plan
Business continuity plan (план непрерывности бизнеса или BCP) — это четкая система восстановления бизнес-активности во время борьбы с вызовами для компании. Например, в сегодняшней ситуации предприятиям, которые имели BCP, было гораздо проще настроить свою работу в условиях карантина, ведь они действовали по заранее подготовленным алгоритму.
Обычно BCP создают по нескольким причинам:
- Лицензионное требование. Для отдельных бизнесов (одним из примеров таких предприятий являются банки) наличие BCP является обязательным условием их существования. Часто такие планы — формальность, ведь проверяют их редко.
- BCP спрашивают клиенты. В последнее время практика, когда помимо основного пакета документов клиенты спрашивают business continuity plan, стала более распространенной. Потребность — заказчик хочет убедиться, что если с компанией-подрядчиком что-то случится, работа над его проектом не остановится или восстановится максимально быстро.
- Некоторые компании создают BCP для себя. Это нечастая, но очень полезная практика. Если у компании есть business continuity plan, в случае инцидента работники и топ-менеджеры будут понимать, как им перенастроить свои рабочие процессы для восстановления нормальной деятельности предприятия.
Эффективная коммуникация — важная составляющая дистанционки
В кризисных условиях жизненно необходимо иметь отлаженную коммуникацию между директором и общим собранием или владельцем. Это очень важный аспект, поскольку эффективный обмен информацией помогает держать руку на пульсе бизнеса и быстро реагировать на внутренние и внешние угрозы.
Порядок коммуникации можно утвердить на общем собрании и положением о работе директора. В этом документе следует зафиксировать очередность и предмет всех отчетов, которые делает директор.
Нужна ли трансформация, если карантин будут ослаблять
Сегодняшние жесткие условия — это одновременно вызов и возможность для владельцев бизнеса. В этот период они могут подготовить свою компанию к работе в нестандартных ситуациях и сделать внутренние процессы более устойчивыми.
Никто не застрахован от случаев, когда налаженная работа под действием обстоятельств может разрушиться как карточный домик. Поэтому гораздо лучше один раз качественно настроить рабочие процессы и затем быть уверенным, что бизнес не развалится из-за пандемии или иной кризисной ситуации.
Опубликовано на https://nv.ua/biz.html
