5 мая 2020 г.

Коронавирус vs бизнес: как провести общее собрание в условиях карантина

Для многих видов бизнеса после введения карантина встал вопрос дистанционной работы. И если о ее организации уже появилось немало информации, то вопрос, как продолжать свою деятельность учредителям, все еще нуждается в разъяснении.

Если ваш бизнес продолжает работать, ему могут понадобиться решения общего собрания по большому количеству вопросов. Рассмотрим ситуацию на примере обществ с ограниченной ответственностью (ООО).

Как созвать общее собрание

В целом созыв общего собрания всегда происходит дистанционно, поэтому сейчас особых изменений в его повестке нет. Созыв может происходить по закону и по уставу.

В случае созыва по закону есть три варианта:

  • по инициативе исполнительного органа (директора или дирекции);
  • по инициативе одного из участников (если его доля более 10%);
  • по инициативе наблюдательного совета (в большинстве ООО наблюдательные советы не созданы).

Если собрание сзывается по инициативе участника, он направляет запрос в исполнительный орган. Исполнительный орган формирует повестку дня, где фиксирует вопрос, указывает время, место и дату проведения собрания. Такое уведомление он направляет всем участникам. Каждый из участников имеет право поставить свои вопросы, но если  у вас  большая доля в бизнесе (10%+), ваш вопрос обязательно должен быть отражен в повестке дня.

В уставе вариантов созыва может быть много, ведь устав является действенным инструментом именно для вашей компании.

Каким образом отправлять уведомления? Обычно исполнительный орган направляет уведомление по почте с описью вложений. Но в уставе может быть прописана другая процедура отправки (электронная почта, мессенджер и т. д.).

Как дистанционно провести общее собрание

Рассмотрим несколько вариантов.

1. Проведение в режиме видеоконференции. Проведение может инициировать участник, имеющий долю 10% и более. При таком способе проведения обязательно следует учесть, что все участники могут видеть и слышать друг друга.

Для проведения можно использовать как обычные программы (скайп, вайбер, мессенджер), так и специальные программы, которые предусматривают идентификацию участников (например, электронной цифровой подписью – КЭП).

Существуют программы, к которым следует подключаться с помощью КЭПов, позволяющие идентифицировать людей. Это позволит избежать дальнейших споров между участниками по этому вопросу.

Советуем делать запись видеоконференции, а затем распространить ее на всех участников.

По результатам видеоконференции составляется, как и в обычном случае, протокол. Он подписывается председателем исполнительного органа и хранится.

Обратите внимание! При определении в документе места проведения конференции следует указывать местонахождение председателя собрания или адрес расположения ООО. Видеоконференция является не местом, а способом проведения общего собрания.

2. Проведение путем опроса. Этот способ может быть инициирован любым участником. Участник составляет проект решения, который должен быть принят, направляет другим участникам (указывает срок дачи ответа). Получатели должны дать однозначный ответ (согласен/не согласен).

Уставом может быть изменен порядок дачи ответов, как в сторону усиления защиты, так и в сторону гибкости и скорости принятия решений. Например, можно предусмотреть обязательность нотариально удостоверять подпись участника или, наоборот, можно предусмотреть возможность дать ответ по электронной почте. Если эти условия не прописаны в уставе, то ответ должен быть дан только в письменной форме.

Получив ответы, инициатор в 10-дневный срок должен отправить их всем участникам. В дальнейшем он передает подписанные ответы исполнительному органу, который их сшивает. Эти ответы должны иметь силу протокола.

Обращаем внимание на следующие нюансы:

  • чтобы проект решения был принят, все участники должны проголосовать единогласно;
  • законом установлен перечень вопросов, голосование по которым не может рассматриваться на общем собрании, принимающем решение путем опроса. Это вопросы: избрания/прекращения полномочий исполнительного органа, внесение изменений в устав, исключение участника из общества, вопросы по поводу слияния/присоединения/разделения общества, ликвидации, определения размера уставного капитала, перераспределения долей. Этот перечень может быть расширен уставом.

3. Заочное голосование. Например, вы получили уведомление о проведении собрания, но не можете на нем присутствовать. Как действовать в такой ситуации? Участник должен написать документ, в котором выражает четкую позицию по всем вопросам, вынесенным на общее собрание. Затем засвидетельствовать у нотариуса свою подпись и направить документ инициатору. Позиция такого «заочного» участника будет учтена и присоединена к протоколу о принятии решения.

В чем же разница между опросом и заочным голосованием?

Опрос может проходить в любое время, является отдельной процедурой, инициатор направляет каждому проект решения, протокол формируется на основании всех ответов, для принятия решения необходимо единогласие.

Заочное голосование происходит в обычном порядке, участник сам готовит ответы, это всегда письменный документ с заверенной подписью, ответы в любом случае прилагаются к протоколу, для принятия решения не требуется единогласие.

Поэтому у обществ, продолжающих работать во время карантина, есть немало вариантов для принятия решений, которые помогут не потерять контроль над бизнесом. А какой вариант выбрать– решайте сами.

Опубликовано на https://mind.ua/ru