Поиск новых рынков сбыта, взаимодействие с контрагентами из других городов, тренинги для сотрудников в разных городах и странах — необходимая составляющая эффективного развития предприятия. Для решения таких вопросов компании отправляют своих работников в служебные командировки.
Однако часто возникают сложности, поскольку бизнес не всегда понимает, чем нужно руководствоваться и на что опираться, когда речь идет о командировке. А на кону — проблемы с контролирующими органами, штрафы и доначисления невыплаченных налогов.
Для государственного и коммунального сектора все понятно — есть Инструкция № 59 "О служебных командировках в пределах Украины и за границу", которая закрывает большинство потребностей таких организаций. Для частного сектора — сложнее: государственное регулирование командировок для бизнеса ограничено двумя нормами Кодекса законов о труде и Налогового кодекса. Но процедуры не урегулированы. И здесь у предприятий есть два варианта: либо урегулировать вопрос командировок так, как будет удобно самому предприятию (с соблюдением требований КЗоТ и НКУ), или работать в условиях отсутствия регулирования. В первом случае предприятия защищены, во втором — суды и проверяющие опираются на Инструкцию № 59, которая часто не соответствует потребностям бизнеса.
Почему бизнесу важно урегулировать вопрос командировок
Удобство. Определение четких правил и процедур позволяет бухгалтерии и кадровому отделу ориентироваться, какие документы и в какие сроки им должны предоставить, как оплатить, затабелировать командировки. Работники понимают к кому обращаться, какая сумма выделена на оплату билетов или аренду жилья, какие документы необходимо подать после командировки, сроки представления отчета об использовании средств, выданных на командировку.
Безопасность. Базово частные предприятия в вопросе командировок должны опираться на Налоговый кодекс (НКУ) и Кодекс законов о труде Украины (КЗоТ). Но там все нюансы, к сожалению, не прописаны.
До 2011 года их регулировала Инструкция №59 (к тому моменту она была обязательна и для частного сектора). Затем бизнес получил свободу самостоятельно решать вопросы командировок. Однако бизнес перестал ориентироваться и использовать эту инструкцию, начал игнорировать ее требования, но письменно не закрепил свои правила. Это в свою очередь привело к тому, что суды и контролирующие органы сформировали четкую и однозначную практику — если предприятие не урегулировало вопрос командировок собственным актом, применяются положения Инструкции № 59. Это в свою очередь привело к многочисленным спорам с работниками и контролирующими органами.
Экономия. Налоговая ежегодно проверяет более трех тысяч предприятий. Часть которых потом платят тысячи гривен доначислений налога на доходы физических лиц и военного сбора + штрафные санкции. Почему так происходит? Если правильно оформить командировку, все затраты на нее освобождаются от налогообложения. Когда предприятие не подтвердило расходы или оформило как командировку поездку, которая не подпадает под это понятие, — налоговая ищет варианты пополнить бюджет.
Кроме того, Гоструда тоже отслеживает правильность оформления командировок и периодически штрафует работодателей за нарушение прав работников. Чаще всего — при нарушении процедуры направления в командировку штраф — 1 МЗП (4173 грн). Однако, есть случаи, когда недоплата работникам принадлежащих им средств на компенсацию расходов или суточных является основанием для наложения штрафа уже в размере 10 МЗП (41730 грн) за несоблюдение минимальных гарантий в оплате труда (за каждого работника, в отношении которого совершено правонарушение).
Какие вопросы важно прописать в положении о командировках
Ключевая цель внутреннего положения о командировке — урегулировать вопросы оплаты командировок и компенсации затрат на них. Именно здесь больше рисков для предприятий. Вопросы оплаты влияют на необходимость решения других вопросов. Например:
-
как табелировать и оплачивать выходные дни, которые выпадают на командировки,
-
по какому графику должен работать сотрудник,
-
может ли работник отбыть в командировку из отпуска или наоборот,
-
с какого момента начинается командировка и каким моментом заканчивается,
-
необходимо ли работнику выходить в офис в день выбытия и прибытия из командировки,
-
и, наконец, что такое командировки вообще.
Давайте разберем некоторые спорные ситуации на примерах.
Работник хочет объединить командировку и отпуск
Проджект-менеджер Михаил едет в командировку на конференцию в Грецию. Почему бы не совместить рабочие дела с многодневным отпуском после этого. Сначала — получить новые знания и контакты, а затем — насладиться историческим и культурным наследием страны, набраться сил. Руководство соглашается. Михаилу компенсируют все расходы по командировке. В частности, покупку билетов в обе стороны с учетом даты отъезда. Бухгалтерия относит их к расходам.
Налоговая служба проверила правильность операций. В результате — доначислила предприятию НДФЛ и военный сбор со стоимости одного из билетов и штрафные санкции. Налоговики считают расходы на билет в обратную сторону — дополнительным благом, которое включается в налогооблагаемый доход работника. Ведь Михаил возвращался из отпуска, а не из командировки. Таким образом предприятие должно уплатить налоги.
Что нужно учесть: в положении о командировках работодатель Михаила мог прописать, что предприятие может приобрести за свой счет билет, но его стоимость облагается налогом. Или — что сотрудник самостоятельно оплачивает данный билет. Но тогда нужно четко урегулировать вопрос процедуры оформления командировки и отпуска после него, в частности:
-
сотрудник может использовать дни отпуска, присоединяя их к командировке,
-
представление работником соответствующего заявления,
-
четкое разграничение по датам отпуска и командировки, какие приказы и какого содержания выдаются
Работник приносит больничный лист за время командировки
Уже издан приказ о командировке пиарщицы Елены из Харькова в Киев, куплены билеты и забронировано жилье. Отъезд запланирован на вторник. Однако в этот день она заболела и обратилась к врачу. Последний открыл листок нетрудоспособности. Пиарщица понимает, что кроме нее никто не может решить важные вопросы и едет в командировку. По возвращении — продолжает лечение, а потом приносит листок нетрудоспособности, который охватывает весь срок командировки и даже больше. Компания направляет необходимые документы в Фонд соцстраха. Листок нетрудоспособности оплачивается. Кроме того, Елена получила средний заработок за время командировки.
В конце концов, Фонд социального страхования пришел на проверку и обнаружил, что во время больничного Елена выполняла свои трудовые функции в командировке и получала за это заработную плату. В результате, он обязал компанию вернуть выплаченные средства и наложил штраф в размере 50% от уплаченной суммы. Теперь предприятие думает, как вернуть от Елены деньги за больничный. Ведь одновременно получать пособие по временной нетрудоспособности и средний заработок Елена не имела права.
Что нужно учесть: в положении о командировках можно прописать правила оплаты труда и компенсации расходов работника на период командировки. Если четко прописать в положении о командировках, что на период временной нетрудоспособности работнику компенсируются только расходы на проживание и суточные, а зарплата не выплачивается, — проблем с двойной оплатой и работодателем, и фондом социального страхования не возникнет.
Расходы на жилье работника в командировке неожиданно увеличились
Финансовый директор Олег приехал в Житомир в командировку поздно вечером. Отель без предупреждения отдал забронированный номер другому клиенту. Позвонил генеральному директору, который посоветовал искать жилье самостоятельно. Шеф попросил оплатить жилье из собственных средств, а компания компенсирует после возвращения. Олег нашел номер в пятизвездочном отеле, а по возвращении из командировки представил отчет об израсходованных в командировке средствах и ожидает их компенсации.
Компании пришлось компенсировать Олегу его "любовь к комфорту". Поскольку в компании не определено, проживание в каких отелях компенсируется.
Что нужно учесть: в положении о командировках предприятие может прописать, проживание в каких отелях и какого класса комнатах компенсируется сотрудникам. Такая же история и с билетами на поезд / самолет.
Как компенсировать работнику потраченные собственные средства за рубежом
Во время заграничной командировки менеджеру по продажам Екатерине не хватило средств и она потратила собственные. По возвращении — подала отчет об использовании средств, выданных на командировку, дополнительные расходы составили 100 евро. Компания компенсировала их, но по курсу выдачи аванса на командировку — из расчета 25 гривен за 1 евро. Но на дату утверждения отчета курс евро был выше: 30 гривен за 1 евро.
За месяц Екатерина поссорилась с руководством и ее уволили. Она обратилась к юристу, чтобы найти возможность взыскать средства с бывшего работодателя. Юрист увидел эту разницу при компенсации расходов и порекомендовал обратиться в суд с иском к работодателю о проведении окончательного расчета. И дополнительно — возмещение среднего заработка за все время задержки расчета при увольнении. Суд подтвердил: работодатель должен был компенсировать работнице расходы по курсу на дату утверждения отчета и удовлетворил иск.
Что нужно учесть: в положении о командировках надо четко прописать параметры компенсации аванса по командировке. Если сотрудник уложился полностью в аванс — гривневый эквивалент будет считаться по курсу на день выплаты аванса. Если не уложился — компенсация, например, может проводиться на дату утверждения отчета о командировке. Эта позиция соответствует и позиции налоговиков.
Мы знаем, как быстро и качественно изменить ситуацию. "Командировки сотрудников без проблем".
Это лишь несколько примеров спорных ситуаций. Их гораздо больше, но почти все из них можно предупредить и избежать дополнительных расходов на выплаты в бюджет и оплату работы адвокатов путем утверждения собственного положения о командировках.
