13 декабря 2018 г.

Зачем юридической компании идти в сторону Agile

Дисклеймер: ниже первая из серии статей о внедрении Agile-подходов в юридической компании. Причины, следствия, плюсы и минусы и даже само определение Agile, которое принято в этой компании, могут отличаться от тех, в которые вы верите. Это нормально.

Компании меняют что-то в управлении, когда видят, что прошлые методики не работают. В один момент, мы все чаще стали замечать некоторые проблемы в реализации проектов:

а) частые изменения вводных и, как следствие, авралы;

б) переизбыток внутренней бюрократии;

в) падение рентабельности проектов.

Вначале мы полагали решить все проблемы новыми инструментами. Решили, что современная и полнофункциональная CRM и таск-менеджмент система вместо старой программы, которой пользовалась компания для учета времени - исправит ситуацию.

Для того чтобы выбрать такую систему из предложенных на рынке, мы начали интервьюировать сотрудников - всех департаментов и должностей, чтобы лучше понять их потребности и трудности, найти такой продукт, который будет максимально подходить нашей компании.

А в процессе таких интервью стало понятно, что устаревшая биллинговая программа - не единственное, что мешает эффективному управлению проектами.

Эффективной перестала быть не программа как инструмент, а сам стандарт управления, который существовал в компании более 10 лет, за это время сменились поколения сотрудников,  изменились потребности клиентов и, даже, ценности компании.

В этот момент мы перестали искать лучший инструмент и начали искать новую философию. Так началась Agile-трансформация ILF.

Юридические проекты и Agile

Классическая юридическая компания может задаваться вопросом, стоит ли нырять с головой в Аgile-процессы? Стоит ли менять привычные методы управления?

По нашему опыту, здесь нужно спросить не почему, а когда. Если компания долгое время работала по классической методологии, и в какой-то момент стало понятно, что в проектах на старте нет достаточной определенности, нет понимания, какими будут результаты, какие вопросы, проблемы могут возникнуть в процессе реализации - Agile поможет гораздо эффективней управлять таким проектом.

Например, в юридических проектах часто бывает, что клиент по разным причинам не дает полной информации, или, в момент начала проекта, сам не располагает такой информацией. А это значит, он сам не может поставить четкие задачи, предусмотреть, что может понадобиться. В результате, стандартный план действий, рассчитанный по секундам, распадается в начале второй недели работы. И это очень усложняет жизнь команды.

Agile позволяет упростить и исправить подобные проблемы классического подхода, уйти от лишней бюрократии, уменьшить трудозатраты менеджеров.

В юридических проектах обычно много неопределенности, а Agile как раз и создан для того, чтобы с ней справляться.

Чем отличается Agile от классических методов управления

Цель Agile-проекта - удовлетворить потребность клиента. А она иногда меняется процессе, и к концу проекта может быть совсем не той, что была на старте. Часто, работая по классическому методу управления, мы не можем точно понять, что нужно клиенту. Приходится полагаться на бриф, сформированный в начале, строить стратегию и работу по нему. А если что-то меняется, у вас нет ни инструментов, ни времени, чтобы адекватно реагировать на изменения. Agile позволяет быть готовыми к изменениям, уметь их принимать, быстро и эффективно отрабатывать.   

Если использовать классический подход и пытаться планировать весь проект от начала до конца, нужен большой объем определенности. Но в юридических проектах  мы обычно не знаем, с какими ограничениями столкнемся в процессе. А в Agile главное - понимать, чего хочет клиент, и как сделать его успешным.

Основные принципы Agile в ILF:

1. Люди и взаимодействия важнее процессов и инструментов.

2. Качественное обслуживание важнее исчерпывающей документации.

3. Сотрудничество с клиентом важнее согласования условий контракта.

4. Готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану.

Причем, «важнее» не значит, что одно понятие важно, а другое – нет. Но в случае если понятия противоречат друг другу, выбирать нужно первое.

Почему Agile-организация лучше для сотрудников

В Agile люди и взаимодействия важнее процессов и инструментов, а значит, и весь процесс строится так, чтобы сотрудникам было комфортно. Планирование очень короткими промежутками позволяет не перегружать их. Например, если при планировании на длительный период в классическом подходе в какой-то момент работа замедлилась ‒ команде приходится работать в авральном режиме. При Agile-планировании можно нормально распределить уровень загруженности каждого члена команды.

Отсутствие избыточной бюрократии и жесткой иерархии в Agile создают более дружественный климат в команде. Agile-организация ориентирована на командную работу в комфортной атмосфере. Без командной работы Agile-методология невозможна.  

Agile работает, если внутри компании существует достаточно простая и открытая система коммуникаций, чтобы каждый сотрудник мог обратиться напрямую к руководству всех уровней. А ценности транслируются с верхнего уровня до самого нижнего.

С началом внедрения  Agile мы ощутили, что бизнес стал быстрее реагировать на изменение рынка, развивать более адаптивные решения и лучше чувствовать потребности клиентов.

В то же время, Agile-трансформация компании длится уже почти год и многие инструменты и методики только предстоит внедрить.

В следующих постах мы расскажем о конкретных методах и инструментах, которые мы используем, о том, как изменилась структура компании и к каким результатам это привело.