Як легалізувати перехід директора на віддалену роботу та контролювати його, як розподілити повноваження та налагодити ефективну комунікацію — ці питання хвилюють багатьох власників бізнесу.
Для бізнесу карантин став викликом, адже він сильно вплинув на організацію внутрішніх процесів. Багато компаній було вимушено перейти на дистанційну працю. Одним із важливих та складних питань впровадження дистанційки є організація роботи керуючих органів.
Легалізація переходу директора на дистанційну роботу
Директор — це не просто працівник, адже він є виконавчим органом у компанії. Це означає, що із ним є і трудові, і корпоративні відносини. Його безпосереднім роботодавцем є власник або загальні збори — саме вони визначають умови співпраці з директором.
Є два варіанти легалізації переходу директора на дистанційну роботу. Перший — укласти контракт, у якому будуть прописані нові умови праці. Якщо контракт між директором та роботодавцем уже був укладений, до нього треба внести відповідні зміни. Для цього треба очно або дистанційно зібрати загальні збори та закріпити прийняті зміни в протоколі. Другий — видати наказ, за яким директор буде переведений на дистанційку. Але цим варіантом варто користуватися лише в тих випадках, коли немає можливості скликати загальні збори.
Створення дублюючого підпису та КЕП
У багатьох компаніях директор є єдиною особою, яка може підписувати документи. Це не дуже зручно як із загальногосподарського боку, так і з боку корпоративної безпеки.
Завжди доцільно додати дублюючий підпис або кваліфікований електронний підпис (КЕП). Так ви отримаєте змогу розвести функцію підписання документів хоча б на двох осіб, адже є випадки, коли директор випадає з корпоративного управління й тим самим гальмує діяльність бізнесу. У такій ситуації людина з дублюючим підписом могла б перейняти його обов’язки без переоформлення документів. Дублюючий підпис може мати замісник директора (перехід повноважень має бути зазначений у статуті або посадових інструкціях) або особа, якій власник довіряє (у таких випадках на її ім'я слід видати довіреність).
Зверніть увагу: щоби ще більше дистанціюватися від зовнішніх факторів, можна отримати КЕП та повністю перейти на електронний документообіг. Це дозволить оперативніше й ефективніше працювати з документами.
Колегіальні керуючі органи — дирекція та Наглядова рада
Для бізнесів із більш розгалуженою системою корпоративного управління для прийняття операційних рішень доречно буде створити колегіальний орган, який в окремих випадках зможе регулювати діяльність компанії. Це може бути:
- Наглядова рада — дорадчо-виконавчий орган, який контролює діяльність директора або групи директорів та робить так, щоби менеджмент компанії працював на користь власника. Це одна з найгнучкіших конструкцій у корпоративному управлінні, адже обмежити її повноваження можуть тільки загальні збори або власник.
- Дирекція — виконавчий орган, який діє від імені ТОВ та керує його діяльністю згідно зі статутом. До цього органу може входити комерційний, фінансовий, операційний директор тощо. Дирекція підзвітна загальним зборам та Наглядовій раді. Важливо, щоби дирекція була правильно оформлена та легалізована.
Цікавий факт: досвід іноземних компаній, зокрема корпорації Intel, свідчить, що колегіальні органи в корпоративному управлінні ефективніші та стійкіші за одноособові.
Ще однією рекомендацією буде створення тимчасової «стихійної» команди, якій можна буде віддати певні повноваження в екстрених ситуаціях. Це дасть змогу зняти частину навантаження з директора, зробити корпоративне управління більш гнучким та швидким.
Створення business continuity plan
Business continuity plan (план безперервності бізнесу або BCP) — це чітка система відновлення бізнес-активності під час боротьби з викликами для компанії. Наприклад, у сьогоднішній ситуації підприємствам, які мали BCP, було набагато простіше налаштувати свою роботу в умовах карантину, адже вони діяли за завчасно підготовленим алгоритмом.
Зазвичай BCP створюють із декількох причин:
- Ліцензійна вимога. Для окремих бізнесів (одним із прикладів таких підприємств є банки) наявність BCP є обов’язковою умовою їхнього існування. Часто такі плани — формальність, адже перевіряють їх рідко.
- BCP запитують клієнти. Останнім часом практика, коли окрім основного пакета документів клієнти запитують business continuity plan, стала більш розповсюдженою. Потреба — замовник хоче впевнитися, що якщо з компанією-підрядником щось трапиться, робота над його проєктом не зупиниться або відновиться максимально швидко.
- Деякі компанії створюють BCP для себе. Це нечаста, але дуже корисна практика. Якщо в компанії є business continuity plan, у випадку інциденту працівники та топменеджери розумітимуть, як їм переналаштувати свої робочі процеси для відновлення нормальної діяльності підприємства.
Ефективна комунікація — важлива складова дистанційки
У кризових умовах життєво необхідно мати налагоджену комунікацію між директором і загальними зборами або власником. Це дуже важливий аспект, бо ефективний обмін інформацією допомагає тримати руку на пульсі бізнесу та швидко реагувати на внутрішні та зовнішні загрози.
Порядок комунікації також можна затвердити загальними зборами та положенням про роботу директора. У цьому документі варто зафіксувати черговість та предмет усіх звітів, які робить директор.
Чи потрібна трансформація, якщо карантин послаблятимуть
Сьогоднішні жорсткі умови — це одночасно виклик та можливість для власників бізнесу. У цей період вони можуть підготувати свою компанію до роботи в нестандартних ситуаціях та зробити внутрішні процеси більш стійкими.
Ніхто не застрахований від випадків, коли налагоджена робота під дією обставин може зруйнуватися як картковий будинок. Тому набагато краще один раз якісно налаштувати робочі процеси та потім бути впевненим, що бізнес не розвалиться через пандемію чи іншу кризову ситуацію.
Опубліковано на https://nv.ua/ukr/biz.html
