Накануне Кабинет Министров анонсировал подготовку двух дополнительных программ поддержки малого и микробизнеса в условиях эпидемии.
Первая – предусматривает сохранение рабочих мест и беспроцентное кредитование малых и микропредприятий при условии, если они уже имеют кредиты в банках. Вторая – это программа государственных гарантий под кредиты для малого и микробизнеса «Новые деньги». Если предприниматель отказывается от погашения кредита, то его стоимость банку оплатит государственный бюджет.
Однако, кроме финансового вопроса, многим предпринимателям нужно решить, в каком формате они готовы работать после окончания карантина. Так, многие компании и их сотрудники уже привыкли к режиму удаленной работы, и в этом есть свои положительные моменты.
В нынешних условиях выражение «кризис – это возможности» выглядит как особо изощренная насмешка. Главная цель людей сейчас – элементарно выжить и сохранить ясный ум.
Однако, если отбросить эмоции, то трудно не признать, что некоторые возможности все же появились. Те бизнесы, которые успешно перешли из офисов на дистанционную работу, смогли уже на второй неделе карантина сделать как минимум два вывода: «живые» совещания можно не проводить в 90% случаев, а значительную часть офисной работы можно выполнять откуда угодно.
Конечно, не все идеально, и некоторые компании потратят время и ресурсы, чтобы адаптировать домашние условия под рабочие места. Но очевидно, что в нынешней ситуации для многих это неизбежный путь.
И такие примеры уже существуют – Израиль. Как отмечает философ и историк Юваль Ной Харари когда во время войны за независимость в 1948 году страна объявила чрезвычайное положение, в Израиле были введены определенные временные меры. Они касались различных сфер жизни – от введения цензуры в СМИ и конфискации земель до специальных правил приготовления пудинга.
Война закончилась, но многие «временные меры» так и не отменили, в том числе и рецепт пудинга. Эти правила были отменены только в 2011 году.
О плюсах дистанционной работы
Став свидетелями резких изменений, многие бизнесы решились на «временные меры».
Владелец компании Андрей Алексеевич срочно купил сотрудникам ноутбуки и удаленный сервер, с каждым протестовал возможности онлайн- конференций и докупил гарнитуры для общения.
А менеджер Валентина поставила у окна свой письменный стол, заказала в интернет-магазине удобное рабочее кресло и поставила на стол кактус в качестве свидетеля ее деятельности.
Теперь Андрей Алексеевич и Валентина встают утром на час позже, могут в перерывах между заданиями заняться йогой и не особо переживают по поводу дресс-кода. Все это значительно повышает вероятность перевода временных антикризисных мер в постоянные.
Согласно исследованиям компаний Fortune 500, производительность людей, работающих дома, возрастает на 13%. Потому что многие сотрудники лучше фокусируются и чувствуют себя счастливее без офисного шума и окружения коллег.
Хотя некоторые опрошенные все же хотели вернуться в офис, потому что дома чувствовали себя одиноко. Они хотели общения, хоть и в ущерб собственной эффективности.
Сюда же следует добавить экономию на аренде офиса и сопутствующих этому затратах – и получим еще один аргумент в пользу того, что далеко не все вернутся с карантина в офисы. Как и не все учебные заведения вернутся к полноценному офлайн-обучению. И не все музыканты прекратят онлайн-трансляции своих домашних концертов.
Что, кроме интернета, нужно для работы из дома
Если говорить о работе бизнеса в новых условиях, рекомендуем обратить внимание на три аспекта вашей работы – менеджерский, юридический и технологический.
Менеджерский. Для удаленного управления людьми и процессами без инструментов никак не обойтись. Наиболее простыми, но действенными могут стать цели и ключевые результаты (OKR) и ключевые показатели эффективности (КРI).
OKR позволяют определить главные приоритеты компании в квартал и конечный результат деятельности компании. Это очень удобно в наших реалиях, где горизонт планирования на год или даже полгода – непозволительная роскошь. В нынешних условиях даже неделя становится сложно прогнозируемым отрезком времени. Поэтому при малейшей стабилизации ситуации выход на планирование раз в квартал станет релевантным решением.
КРI при удаленной работе необходимы еще больше, чем в офисе. Они нужны, чтобы сделать ожидания работодателя «на расстоянии» максимально понятными, зарплату – справедливой, а сотрудников – более дисциплинированными.
КРI позволяют каскадировать цели и ожидаемые результаты компании на операционную деятельность человека, четко определяют, к каким показателям стремится каждый сотрудник.
Если Валентина будет знать, что за месяц от нее ожидается рост аудитории в соцсетях на 20%, а количество переходов на сайт в два раза больше, то ее ежедневная деятельность будет привязана к достижению этих показателей. И все равно, будет ли она работать из офиса, собственной квартиры или парка.
Оба инструмента легко можно связать между собой, что позволит компании и сотрудникам быть гибкими и своевременно реагировать на новые вызовы.
Юридический. Для стабильной и правильной работы менеджерских инструментов их нужно объединить в единую систему и настроить ее. Не закрепить юридически систему управления персоналом – это как поставить пиратскую операционную систему на компьютер. В любой момент могут начаться проблемы: или она начнет давать сбои, либо привлекут к ответственности.
Чтобы закрепить KPI и OKR, достаточно нескольких документов, количество которых будет варьироваться в зависимости от того, что у компании уже есть.
В стандартный пакет входят:
- положение об оплате труда и/или премировании;
- положение о ключевых показателях эффективности;
- должностные инструкции и приказы, в которых можно закреплять и менять те же KPI и OKR.
В условиях дистанционной работы и карантина будет проблематично разработать локальные акты, которые распространялись бы на всех сотрудников.
Как минимум положение об оплате труда должно утверждаться на собрании трудового коллектива, которое в силу карантина провести будет невозможно (кроме случаев, когда общее количество участников таких собраний будет не более 9).
Поэтому сейчас удобным вариантом установления и закрепления новой системы эффективного управления дистанционной работой сотрудников будет заключение индивидуального трудового договора.
Более того, Верховная Рада 30 марта проголосовала за ряд законов, которые должны изменить обычную жизнь украинцев и бизнеса в новых условиях. Некоторые из принятых новелл распространяются только на время карантина, а некоторые будут действовать на постоянной основе.
Одной из таких постоянных новелл и, можно сказать, положительных достижений карантина стало законодательное урегулирование вопроса дистанционной работы и гибкого рабочего времени на уровне Кодекса законов о труде Украины.
Если работодатель и работник хотят организовать дистанционную работу – они обязаны заключить письменный трудовой договор.
В настоящее время, пока длится карантин, для дистанционной работы будет достаточно оформить приказ, но после – обязательно заключить письменный трудовой договор.
Однако не следует относиться к письменному трудовому договору как к формальному документу.
Продвинутая система трудовых договоров будет выполнять следующие необходимые для любой компании функции:
- Управленческую. Вы определите четкие и обязательные правила игры, как для менеджерского состава, так и для сотрудников.
- Контроля. Обладая конкретными показателями и метриками, имея необходимое программное обеспечение (ПО), вы сможете контролировать выполнение сотрудниками задач даже удаленно. Также вы сможете анализировать, как работают те или иные показатели, увидите сильные и слабые стороны ваших людей. А это значит, что вы сможете дать им ту работу и задачи, с которыми они справятся наиболее эффективно.
- Защиты. Первый уровень – это защита от проблемных сотрудников. Прописав четко обязанности всех сотрудников в должностных инструкциях или индивидуальных трудовых договорах и привязав их к KPI, вы сможете привлекать к ответственности нарушителей правил. Это позволит (даже с устаревшим трудовым законодательством) распрощаться с недобросовестными сотрудниками.
Второй уровень – это защита от контролирующих органов. Так, сейчас действует мораторий, но представители Гоструда уже обещают привлечь к ответственности всех виновных в нарушении трудовых прав за период карантина. Поэтому рекомендуем обратить внимание на все документы, которыми у вас оформлен этот период, и быть готовыми подтвердить их законность.
- Гибкость. Якщо правильно розробити і закріпити систему – ви завжди зможете вносити до неї зміни, реагувати на зовнішні чинники, підлаштовувати її під актуальні цілі і показники, які можна буде переглядати хоч кожен квартал, або кожні півроку.
Технологический. В нашем примере Андрей Алексеевич уже принял подготовительные меры и обеспечил команду необходимой техникой. Важный момент – выбор программ для проведения встреч и конференций, учета задач, а также отработанного времени. Согласитесь, табель учета рабочего времени немного пустая и формальная штука в условиях дистанционной работы. Поэтому для управления проектами онлайн и учета времени компании уже сейчас используют различные CRM-системы: Jira, Trello, Asana, Битрикс и множество других. Можно сделать их базой для заполнения того же табеля учета рабочего времени (который в любом случае обязателен).
Для организации общения альтернативой Skype могут стать Zoom, Microsoft teams, FaceTime, What'sUp, Hangouts и т. п. Чтобы выбрать то, что вам подходит, важно понимать цели общения и количество человек в беседе. Например, помимо традиционного видеовызова, Zoom позволяет проводить вебинары на 300 человек.
Главное, выбрать тот инструмент, который будет удобным и эффективным именно в вашем конкретном случае. Иногда компании идут по пути разработки своего собственного ПО, не доверяя облачным хранилищам и другим компаниям. Здесь все зависит от вас.
Правильно настроив работу сейчас, после завершения карантина вы сможете ощутимо сэкономить на аренде квадратных метров и направить эти деньги на развитие своего бизнеса и его масштабирование. А значит, KPI, OKR и современные технологии вам в помощь.
Опубликовано на https://mind.ua/ru
