Для багатьох видів бізнесу із введенням карантину постало питання дистанційної роботи. І якщо про організацію такої роботи працівників з’явилося вже чимало інформації, то питання, як продовжувати свою діяльність засновникам, все ще потребує роз'яснення.
Якщо ваш бізнес продовжує працювати, йому можуть знадобитися рішення загальних зборів з чималої кількості питань. Розглянемо ситуацію на прикладі товариств з обмеженою відповідальністю (ТОВ).
Як скликати загальні збори
У цілому скликання загальних зборів завжди відбувається дистанційно, тому зараз особливих змін у його порядку немає. Скликання може відбуватися за законом та за статутом.
У випадку скликання за законом є три варіанти:
- за ініціативою виконавчого органу (директора або дирекції);
- за ініціативою одного з учасників (якщо його частка понад 10%);
- за ініціативою наглядової ради (у більшості ТОВ наглядові ради не створені).
Якщо збори відбуваються за ініціативою учасника, він направляє запит до виконавчого органу. Виконавчий орган формує порядок денний, де фіксує питання, вказує час, місце і дату проведення зборів. Таке повідомлення він направляє всім учасникам. Кожен з учасників має право поставити свої питання, але якщо ви маєте велику частку в бізнесі (10%+), ваше питання обов'язково повинно бути відображене у порядку денному.
У статуті варіантів скликання може бути багато, адже статут є дієвим інструментом саме для вашої компанії.
Яким чином відправляти повідомлення? Зазвичай виконавчий орган направляє повідомлення поштою з описом вкладень. Але у статуті може бути прописана інша процедура відправлення (електронна пошта, месенджер тощо).
Як дистанційно провести загальні збори
Розглянемо декілька варіантів.
1. Проведення в режимі відеоконференції. Проведення може ініціювати учасник, який має частку 10% і більше. При такому способі проведення обов'язково слід врахувати, що усі учасники мають змогу бачити та чути один одного.
Для проведення можна використовувати як звичайні програми (скайп, вайбер, месенджер), так і спеціальні програми, які передбачають ідентифікацію учасників (наприклад, за електронним цифровим підписом – КЕП).
Існують програми, до яких слід підключатися за допомогою КЕПів, які дозволяють ідентифікувати людей. Це дозволить уникнути подальших суперечок між учасниками з цього питання.
Радимо робити запис відеоконференції, а потім розповсюдити його на всіх учасників.
За результатами відеоконференції складається, як і в звичайному випадку, протокол. Він підписується головою виконавчого органу та зберігається.
Зауважимо! При визначенні у документі місця проведення конференції слід вказувати місцеперебування голови зборів або адресу розташування ТОВ. Відеоконференція є не місцем, а способом проведення загальних зборів.
2. Проведення шляхом опитування. Цей спосіб може бути ініційований будь-яким учасником. Учасник складає проєкт рішення, який повинен бути прийнятий, направляє іншим учасникам (вказує строк надання відповіді). Отримувачі мають дати однозначну відповідь (згоден/не згоден).
Статутом може бути змінений порядок надання відповідей, як в бік посилення захисту, так і в бік гнучкості та швидкості ухвалення рішень. Наприклад, можна передбачити обов’язковість нотаріально засвідчувати підпис учасника, або навпаки, можна передбачити можливість надавати відповіді електронною поштою. Якщо ці умови не прописані у статуті, то відповідь має надаватися лише в письмовій формі.
Отримавши відповіді, ініціатор у 10-денний строк має відправити їх усім учасникам. У подальшому він передає підписані відповіді виконавчому органу, який їх зшиває. Ці відповіді мають силу протоколу.
Звертаємо увагу на такі нюанси:
- щоб проєкт рішення був прийнятий, всі учасники повинні проголосувати одностайно;
- законом встановлений перелік питань, голосування за які не може розглядатися на загальних зборах, що ухвалюють рішення шляхом опитування. Це питання: обрання/припинення повноважень виконавчого органу, внесення змін до статуту, виключення учасника з товариства, питання з приводу злиття/приєднання/поділу товариства, ліквідації, визначення розміру статутного капіталу, перерозподілу часток. Цей перелік може бути розширений статутом.
3. Заочне голосування. Наприклад, ви отримали повідомлення про проведення зборів, але не можете бути на них присутніми. Як діяти в такій ситуації? Учасник має написати документ, в якому висловлює чітку позицію стосовно усіх питань, що поставлені на загальні збори. Потім засвідчити у нотаріуса свій підпис та направити документ ініціатору. Позиція такого «заочного» учасника буде врахована та приєднана до протоколу про прийняття рішення.
У чому ж різниця між опитуванням та заочним голосуванням?
Опитування може відбуватися в будь-який час, є окремою процедурою, ініціатор направляє кожному проєкт рішення, протокол формується на основі всіх відповідей, для прийняття рішення потрібна одностайність.
Заочне голосування відбувається у звичайному порядку, учасник сам готує відповіді, це завжди письмовий документ із засвідченим підписом, відповіді в будь-якому випадку додаються до протоколу, для ухвалення рішення не потрібна одностайність.
Тож ті товариства, які продовжують працювати під час карантину, мають чимало варіантів для прийняття рішень, які допоможуть не втратити контроль над бізнесом. А який варіант обрати – вирішуйте самі.
Опубліковано на https://mind.ua/
