Пошук нових ринків збуту, взаємодія з контрагентами з інших міст, тренінги для співробітників в різних містах та країнах - необхідна складова ефективного розвитку підприємства. Для вирішення таких питань компанії відправляють своїх працівників у службові відрядження.
Однак часто виникають складнощі, оскільки бізнес не завжди розуміє, чим потрібно керуватися та на що спиратися, коли мова йде про відрядження. А на кону - проблеми з контролюючими органами, штрафи та донарахування невиплачених податків.
Для державного та комунального сектору все зрозуміло - є Інструкція № 59 “Про службові відрядження в межах України та за кордон”, яка закриває більшість потреб таких організацій. Для приватного сектору - складніше: державне регулювання відряджень для бізнесу обмежено двома нормами Кодексу законів про працю та Податкового кодексу. Але процедури не врегульовані. І тут у підприємств є два варіанти: або врегулювати питання відряджень так, як буде зручно самому підприємству (з дотриманням вимог КЗпП та ПКУ), або працювати в умовах відсутності регулювання. В першому випадку підприємства захищені, в другому - суди та перевіряючі спираються на Інструкцію № 59, яка часто не відповідає потребам бізнесу.
Чому бізнесу важливо врегулювати питання відрядження
Зручність. Визначення чітких правил і процедур дозволяє бухгалтерії та кадровому відділу орієнтуватися, які документи та в які строки їм повинні надати, як оплатити, затабелювати відрядження. Працівники розуміють, до кого звертатись, яка сума виділена на оплату квитків або оренду житла, які документи необхідно подати після відрядження, які строки подання звіту про використання коштів, виданих на відрядження.
Безпека. Базово приватні підприємства в питанні відряджень повинні спиратися на Податковий кодекс (ПКУ) і Кодекс законів про працю України (КЗпП). Але там всі нюанси, на жаль, не прописані.
До 2011 року їх регулювала Інструкція №59 (до того моменту вона була обов’язкова і для приватного сектору). Потім бізнес отримав свободу самостійно вирішувати питання відряджень. Проте бізнес перестав орієнтуватися та використовувати цю інструкцію, почав ігнорувати її вимоги, але письмово не закріпив свої правила. Це в свою чергу призвело до того, що суди і контролюючі органи сформували чітку і однозначну практику - якщо підприємство не врегулювало питання відряджень власним актом, застосовуються положення Інструкції № 59. Це в свою чергу призвело до чисельних спорів із працівниками та контролюючими органами.
Економія. Податкова щорічно перевіряє більше трьох тисяч підприємств. Частина яких потім сплачують тисячі гривень донарахувань податку на доходи фізичних осіб та військового збору + штрафні санкції. Чому так відбувається? Якщо правильно оформити відрядження, всі витрати на нього звільняються від оподаткування. Коли підприємство не підтвердило витрати або оформило як відрядження поїздку, що не підпадає під це поняття, - податкова шукає варіанти поповнити бюджет.
Крім того, Держпраці теж відслідковує правильність оформлення відряджень та періодично штрафує роботодавців за порушення прав працівників. Найчастіше - при порушенні процедури направлення у відрядження штраф - 1 МЗП (4 173 грн). Однак, є випадки, коли недоплата працівникам належних їм коштів на компенсацію витрат або добових, є підставою для накладення штрафу вже у розмірі 10 МЗП (41 730 грн) за недотримання мінімальних гарантій в оплаті праці (за кожного працівника, щодо якого вчинено правопорушення).
Які питання важливо прописати у положенні про відрядження
Ключова мета внутрішнього положення про відрядження - врегулювати питання оплати відряджень та компенсації витрат на них. Саме тут - найбільше ризиків для підприємств. Питання оплати впливають на необхідність вирішення інших питань. Наприклад:
-
як табелювати та оплачувати вихідні дні, які випадають на відрядження,
-
за яким графіком повинен працювати працівник,
-
чи може працівник відбути у відрядження з відпустки або навпаки,
-
з якого моменту починається відрядження та яким моментом закінчується,
-
чи необхідно працівнику виходити в офіс у день вибуття та прибуття із відрядження,
-
і, нарешті, що таке відрядження взагалі.
Давайте розберемо деякі спірні ситуації на прикладах.
Працівник хоче об'єднати відрядження та відпустку
Проджект-менеджер Михайло їде у відрядження на конференцію в Грецію. Чому б не поєднати робочі справи з кількаденною відпусткою після цього. Спершу - отримати нові знання та контакти, а потім - насолодитись історичним та культурним спадком країни, набратися сил. Керівництво погоджується. Михайлу компенсують всі витрати щодо відрядження. Зокрема, купівлю квитків в обидві сторони з урахуванням дати від'їзду. Бухгалтерія відносить їх до витрат на відрядження.
Податкова служба перевірила правильність операцій. В результаті - донарахувала підприємству ПДФО і військовий збір з вартості одного з квитків та штрафні санкції. Податківці вважають: витрати на квиток в зворотню сторону - додаткове благо, яке включається в оподатковуваний дохід працівника. Адже Михайло повертався з відпустки, а не з відрядження. Отже, підприємство мало сплатити податки.
Що потрібно врахувати: в положенні про відрядження роботодавець Михайла міг прописати, що підприємство може придбати за власний кошт квиток, але його вартість оподатковується. Або - що співробітник самостійно оплачує вказаний квиток. Але тоді потрібно чітко врегулювати питання процедури оформлення відрядження та відпустки після нього, зокрема:
-
співробітник може використовувати дні відпустки, приєднуючи їх до відрядження,
-
подання працівником відповідної заяви,
-
чітке розмежування по датам відпустки і відрядження, які накази та якого змісту видаються.
Працівник приносить листок непрацездатності за час відрядження
Вже виданий наказ про відрядження піарниці Олени з Харкова до Києва, куплені квитки та заброньоване житло. Від'їзд запланований на вівторок. Проте в цей день вона захворіла та звернулась до лікаря. Останній відкрив листок непрацездатності. Піарниця розуміє, що, крім неї, ніхто не може вирішити важливі питання та їде у відрядження. Після повернення - продовжує лікування, а потім приносить листок непрацездатності, який охоплює весь термін відрядження та навіть більше. Компанія направляє необхідні документи до Фонду соцстраху. Листок непрацездатності оплачується. Крім того, Олена отримала середній заробіток за час відрядження.
Зрештою, Фонд соціального страхування прийшов на перевірку і виявив, що під час лікарняного Олена виконувала свої трудові функції у відрядженні та отримувала за це заробітну плату. В результаті, він зобов’язав компанію повернути виплачені кошти та наклав штраф у розмірі 50% від сплаченої суми. Тепер підприємство думає, як повернути від Олени гроші за лікарняний. Адже одночасно отримувати допомогу з тимчасової непрацездатності та середній заробіток Олена не мала права.
Що потрібно врахувати: в положенні про відрядження можна прописати, правила оплати праці та компенсації витрат працівника на період відрядження. Якщо чітко прописати в положенні про відрядження, що на час тимчасової непрацездатності працівнику компенсуються лише витрати на проживання та добові, а зарплата не виплачується, - проблем з подвійною оплатою і роботодавцем, і фондом соціального страхування не виникло.
Витрати на житло працівника у відрядженні неочікувано збільшились
Фінансовий директор Олег приїхав до Житомира у відрядження пізно ввечері. Готель без попередження віддав заброньований номер іншому клієнту. Зателефонував генеральному директору, який порадив шукати житло самотужки. Шеф попросив оплатити житло з власних коштів, а компанія компенсує після повернення. Олег знайшов номер у п’ятизірковому готелі, а після повернення із відрядження подав звіт про витрачені у відрядженні кошти та очікує їх компенсації звернувся.
Компанії довелось компенсувати Олегу його “любов до комфорту”. Оскільки в компанії не визначено, проживання в яких готелях компенсується.
Що потрібно врахувати: в положенні про відрядження підприємство може прописати, проживання в яких готелях та якого класу кімнатах компенсується співробітникам. Така сама історія і з квитками на поїзд/літак.
Як компенсувати працівнику витрачені власні кошти за кордоном
Під час закордонного відрядження менеджеру з продажів Катерині не вистачило коштів і вона витратила власні. Після повернення - подала звіт про використання коштів, виданих на відрядження, додаткові витрати склали 100 євро. Компанія компенсувала їх, але за курсом видачі авансу на відрядження - з розрахунку 25 гривень за 1 евро. Але на дату затвердження звіту курс євро був вищим: 30 гривень за 1 євро.
За місяць Катерина посварилася із керівництвом і її звільнили. Вона звернулася до юриста щодо можливості стягнути кошти від минулого роботодавця. Юрист побачив цю різницю при компенсації витрат на відрядження і порекомендував звернутися до суду з позовом до роботодавця щодо проведення остаточного розрахунку. Та додатково - відшкодування середнього заробітку за весь час затримки розрахунку при звільненні. Суд підтвердив: роботодавець повинен був компенсувати працівниці витрати за курсом на дату затвердження звіту і задовольнив позов.
Що потрібно врахувати: в положенні про відрядження треба чітко прописати параметри компенсації авансу по відрядженню. Якщо співробітник вклався повністю в аванс - гривневий еквівалент буде рахуватись по курсу на день виплати авансу. Якщо не вклався - компенсація, наприклад, може проводитись на дату затвердження звіту про відрядження. Ця позиція відповідає і позиції податківців.
Ми знаємо, як швидко і якісно змінити ситуацію. “Відрядження співробітників без проблем”.
Це лише декілька прикладів спірних ситуацій. Їх значно більше, але майже всі з них можна попередити та уникнути додаткових витрат на виплати до бюджету та оплату роботи адвокатів шляхом затвердження власного положення про відрядження.
