Усе більше українських компаній переходять на електронний документообіг (ЕДО), а інші компанії створюють для цього нові сервіси.

Потенціал у цьому напрямку побачила українська стартап-команда. Вони вирішили створити сервіс, на якому документами могли б обмінюватися приватні, комунальні, державні підприємства і органи влади. Планувалося, що за допомогою сервісу можна буде заповнити вже готові бланки документів ‒ наприклад, звіт у податкову або якусь заяву у держорган. Також за допомогою сервісу можна накласти електронний цифровий підпис (ЕЦП) і підтвердити отримання документу.

Для початку проекту стартапери хотіли точно знати, як зробити, щоб документи, відправлені через сервіс, були юридично дійсними? А для оцінки обсягу необхідних інвестицій їм важливо було зрозуміти, чи потрібні дозвільні документи для роботи сервісу. З цими питаннями стартап-команда і звернулася до юристів ILF.

Ми підказали, що найнадійнішим способом підтвердити оригінальність документа буде накладання ЕЦП. Він прирівнюється до власноручного підпису ‒ тобто повністю знаходиться в правовому полі. Але, використовуючи ЕЦП, необхідно одночасно дотримуватися таких умов:

1. ЕЦП має підтверджуватися посиленим сертифікатом ключа.

2. Посилений сертифікат ключа має бути дійсним.

3. Особистий ключ користувача повинен відповідати відкритому ключу, вказаному в сертифікаті.

Відносно ліцензування та інших дозвільних документів для роботи сервісу юристи ILF прояснили:

• робота сервісу не потребує отримання ліцензії й спеціальних дозволів;
• сертифікація програмного забезпечення сервісу обов’язкова тільки в тому випадку, якщо його користувачами будуть органи влади і державні, комунальні підприємства.

Інших дозвільних документів такому майданчику для ЕДО не потрібно. У творців подібних сервісів також може з’явитися питання про місце знаходження сервера з інформацією про користувачів.

Чи повинен він бути виключно в Україні? Адже закон «Про захист персональних даних» обмежує передачу особистої інформації в інші країни. «Можна реєструвати хостинг і за кордоном, але лише в країнах Європейського економічного простору і державах-учасницях Конвенції про захист осіб у зв’язку з автоматичною обробкою персональних даних 2002 року», ‒ уточнює Антон Зінчук, асоційований партнер ILF.

Юристи ILF підтримали підприємницьку ініціативу стартап-команди. І вже зовсім скоро їх сервіс буде допомагати українському бізнесу працювати швидше і без зайвої паперової тяганини.