4 марта 2021 г.

Как оформить работу с работниками во времена турбулентности — индивидуальный контракт и его особенности

Мега-продуктивность, блеск в глазах и безошибочная работа сотрудников — мечта и цель каждого работодателя, который ориентируется на результат. Чтобы этого достичь, используют KPI, OKR, мотивационные системы и другие менеджерские инструменты. Но пандемия и кризис, который она спровоцировала, внесли свои коррективы. Сейчас те инструменты, которые безупречно работали в режиме “офис”, не работают в режиме “работа из дома” и требуют пересмотра. 

Когда обстоятельства требуют способности к быстрой трансформации, как никогда остро стоит вопрос: как пережить времена турбулентности и адаптироваться к новым условиям и целям? Каким путем пошла одна из ведущих украинских юридических компаний, рассказали директорка киевского офиса ILF Екатерина Заславская и юрист компании Алексей Головин. 

О чем помогает договориться индивидуальный трудовой договор?

Лучше всего работают изменения, на которые согласны обе стороны. Достичь такого согласия не всегда получается, особенно если необходимо учесть индивидуальные потребности современных работников, их стремление к work-life балансу, гибкому графику и т.д. Но договариваться все равно нужно, и ключом к решению этого сложного “квеста” может стать заключение индивидуального контракта, где стороны берут на себя взаимные обязательства. 

Индивидуальный контракточень гибкий инструмент, который может содержать в себе практически любые идеи. Предлагаем выделить 5 базовых пунктов, о которых помогает договориться этот документ:

Во-первых, трудовые обязанности работника. Мы чувствуем себя более уверенными и защищенными, когда работаем в понятной среде с четкими ожиданиями насчет процессов и результатов нашей работы. Все эти аспекты можно подробно описать в отдельном пункте контракта. Для работника это возможность защитить себя от выполнения дополнительной непрофильной работы, для работодателя — требовать от сотрудника выполнения конкретных задач, не ссылаясь на слова “так принято”, и по надобности привлекать нарушителя к ответственности за невыполнение своих обязанностей. 

Во-вторых, обязанности работодателя. Для некоторых работников наличие этого пункта в контракте принципиально, и это правильно. Обычно он содержит в себе условия касаемо сроков выплаты заработной платы, обеспечения техникой, создания условий для работы и т.д. Фиксация и выполнение таких обязанностей позволяет работодателю требовать такого же ответственного отношения к себе и от работника.

Третье — режим работы и рабочая локация. Некоторые работники лучше работают в офисе, другим комфортно делать это дистанционно, а некоторым вообще все равно. Но возможность влиять на свой график — это еще один важный шаг к распределению ответственности между работодателем и работником.

В контракте можно прописать возможность дистанционной работы, командировок, установить фиксированное рабочее время или гибкий график. Также в документе работодатель может прописать, при каких условиях работник обязан прибыть в офис. Все решается индивидуально. 

Четвертое — условия оплаты труда. Этот пункт довольно вариативный. Главное — не нарушать минимальных гарантий в оплате труда и выплачивать зарплату без нарушения сроков, установленных законодательством. 

Среди работодателей часто возникает вопрос о том, можно ли в индивидуальных трудовых договорах отходить от правил оплаты труда, установленных коллективным договором. Наш ответ — да, если эти положения не ухудшают положение сотрудников. Если у вас есть сомнения насчет этого, то в документах необходимо предусматривать возможность отхождения от установленных правил, если другое будет предусмотрено в индивидуальном трудовом договоре с работником.

Также в контрактах можно предусмотреть условия премирования за выполнение определенных показателей — KPI или OKR. Их наличие можно предусмотреть в договоре или урегулировать в нем, как они устанавливаются.

Еще один важный пункт — дополнительные гарантии для работника. Это может быть компенсация проезда, части расходов на жилье, обеды и т.д. Но некоторые из таких расходов могут считаться дополнительным благом, поэтому за них придется платить налоги. 

Внедрение индивидуальных контрактов в ILF — как это было

Идея внедрения индивидуальных договоров у нас возникла раньше, чем это фактически произошло. У нас ушло приблизительно два года, чтобы тщательно подготовиться к этому переходу и реализовать его. Ускорил этот процесс карантин, который создал “ту самую” возможность во времена кризиса.

Из-за ограничений мы потеряли возможность работать в офисе и общаться оффлайн, поэтому было принято решение пересмотреть правила и режим работы компании, согласовать с каждым работником его или ее обновленную роль и обязанности, построить новую систему взаимодействия внутри департаментов и между ними. 

Мы урегулировали схему дистанционной работы, предусмотрели гибкий режим, изменили подход к расчету заработной платы. Также мы дополнительно обозначили правила онлайн-коммуникации и обмена документами, по-новому посмотрели на обязанности сотрудников и формализовали их в приложении к трудовому договору, где понятными и простыми словами объяснили, чего ожидаем от каждого работника на конкретной должности. Лейтмотивом всех этих изменений стала одна из наших главных ценностей — результат работы, а не ее процесс. 

Согласование трудовых договоров — процесс достаточно продолжительный, но все равно более быстрый и эффективный, чем внедрение одновременных изменений для всех. В отличие от составления или изменения коллективного договора, правил внутреннего трудового распорядка или положения об оплате труда, этот процесс занимает около месяца.

Опираясь на собственный опыт, можем уверенно сказать, что индивидуальный контракт — актуальный и универсальный инструмент в наши “бурные” времена, когда нужно быстро адаптироваться и индивидуально подходить к потребностям работников. Он помогает не только создать эффективную команду, но и не приостанавливать при этом бизнес и идти к своим целям в нужном темпе.

Кстати! Мы разработали универсальный шаблон индивидуального трудового договора, который вы можете загрузить и подписать со своими работниками. Подробнее ознакомиться с ним и оставить заявку на получение можно здесь http://ilf.company/trydoviydogovir

Опубликовано на - ​http://surl.li/mtys​